第1回飛島村個人情報保護審議会

開催日

平成20年2月21日（木曜日）

開催場所

飛島村役場　2階　第2会議室

開会

午後4時00分

閉会

午後4時50分

出席者

会長　鈴木　雅雄
委員　八木　正美
委員　鈴木　恵子
村長　久野　時男
副村長　立松　定昭
総務部長　服部　高幹
事務局　佐藤　國夫
事務局　加藤　義彦
事務局　高瀬　佳典

欠席者

委員　下里　太喜
委員　加藤　紀生

議事

• 飛島村個人情報保護条例の改正について
• 飛島村個人情報取扱事務の登録について
• その他

配布資料

• 資料1　個人情報保護条例の改正と運用 （PDF 137.4 KB）
• 資料2　飛島村個人情報保護条例 （PDF 80.8 KB）
• 資料3　飛島村個人情報保護条例施行規則 （PDF 16.2 KB）
• 資料4　飛島村個人情報保護事務取扱要領 （PDF 29.6 KB）
• 別冊ファイル　個人情報取扱事務登録簿 （PDF 38.9 KB）

議事録

開会

午後4時00分

事務局
それではおそろいですので、ただいまから平成19年度第1回飛島村個人情報保護審議会を始めさせていただきます。まず最初に、開会にあたり村長からあいさつを申しあげます。

村長
本日はお忙しいところお集まりいただきありがとうございます。現任の委員の皆様方には、平成18年7月30日から2年間の任期でお願いをさせて頂いているところですが、平素から個人情報保護の取扱いについてご指導を賜っておりますこと、心から御礼申しあげます。
昨年4月本村では、平成7年に制定しました個人情報保護条例を全部改正いたしまして、新たに個人情報保護法に対応した条例を制定させて頂き、個人情報取扱事務の再整備をさせて頂いたところであります。本来ならば年度当初に審議会を開催させて頂き、その内容についてご説明申しあげるところではございますが、登録事務の見直しととりまとめに時間がかかり、ようやく本日ご報告申しあげることになりました。
いずれにいたしましても、過去には、パソコン盗難にともない個人情報が流出する事件も経験しておりますので、住民の信頼に応えるためにも、再度これを契機に、個人情報保護について万全な対策を講じていきたい考えておりますので、忌憚のないご意見を賜りますよう、お願いいたしまして開会のごあいさつといたします。

事務局
ありがとうございました。次に、会長の選任ですが、規則第2条において互選になっておりますが、事務局案として引続き鈴木雅雄様にお願いしたいと思いますが、よろしいでしょうか。(受諾)

ありがとうございます。それでは、鈴木雅雄委員におかれましては、会長席に御移り頂き、ごあいさつをお願いします。

鈴木(会長)
みなさんこんにちは。ただいまご指名をいただきまして、会長に就任いたしました。委員の皆様のご指導をいただきまして、一生懸命頑張って執り行って参りたいと思っております。
ただ今から議事に入ります。審議会規則に基づき、議事の進行を勤めさせていただきます。議事録署名者を、私の方から指名させて頂きたいと思いますが、よろしいでしょうか。

(委員承認)

それでは八木委員にお願いしたいと思います。よろしくお願いします。
それでは、議題1の「飛島村個人情報保護条例の改正について」、事務局からご説明を頂きます。

事務局
本日は2名の委員がご欠席ですが、審議会規則第3条3項に規定する半数以上の定足数を充たしておりますことをご報告します。
御手元には、「飛島村個人情報保護条例の改正に」に関する資料として、資料1から資料4、そして、「飛島村個人情報取扱事務登録簿」を配布させて頂いておりますが、改正条例のあらましについては資料1のスライドを使って説明させて頂きますのでよろしくお願いします。

(事務局説明)

鈴木（会長）
ありがとうございました。
以上事務局から説明がありましたが、ご質問、ご意見等あれば頂きたいと思います。

鈴木（会長）
では私の方から質問させていただきます。
目的外利用の例外規定を明確化するということですが、その中で、飛島村個人情報保護条例第8条、2項の(9)では、審議会の意見があれば目的外利用ができるとあります。この規定は、他の例外規定を補足するものなのか、或いは他の例外規定から独立して規定されているのか、どちらでしょうか。

事務局
他の規定とは別にということですので、後者にあたります。

副村長
問題になると思われるのは、個人保護条例の第8条2項の(5)の部分だと思います。この「相当な」というのは、人によってギャップが出てくるのではないでしょうか。

鈴木（会長）
相当な理由がなくても、審議会の意見を聞いた上で個人情報を提供するについて特別の理由が認められれば、提供出来るという解釈になりますが、よろしいですか。
八木委員何かございますか。

八木
私どもの会社ですと、個人情報の登録に関する書類には、保存期限を記入するようになっていますが、こちらでは全てされているのでしょうか。

事務局
文書処理規定に基づいて、期限が来た際に適切に廃棄をしております。

鈴木（会長）
12条の5項で、個人情報取扱い事務の登録又は修正について「意見を述べることができる」とあるので、資料1には項目がもう一個入るのではないかと思うのですが。

事務局
意見を聴取するという項目で整理することが必要かと考えております。

鈴木（会長）
では、議題2「飛島村個人情報取扱事務の登録について」に事務局からご説明を頂きます。

(事務局説明)

ご質問、ご意見等ございませんでしょうか。
特に質問等ないようですので、条例第12条第5項に規定されています個人情報登録事務の本審議会に対する報告については、審議会としては特段意見がないこととして答申させて頂いてよろしいでしょうか。

(異議なし)

鈴木（会長）
それでは、これで議題2の審議を終了したいと思います。
その他、議題がありましたら事務局からお願いします。

事務局
特段ございません。
文書管理規定に基づいて、取扱事務についても更新をしていくということで、20年度につきましても、文書管理規定にのっとって、再度調整をし、保護審議会に諮って参りたいと考えております。

鈴木（会長）
議題は終わったのですが、12条5項の登録事務の修正はどれくらいあるものですか。

事務局
19年度でございますと、環境シンボルキャラクターのメダカ名称の公募をする際等に新たな登録事務が発生いたしました。また、宛職ということで、委員会役員を選任させていただくという際には、修正という形をとります。

鈴木（会長）
12条5項には、登録又は修正のさいには「遅滞なく、審議会に報告」とあるが、年に何回程度登録・修正があるのか、それに伴いどの程度審議会を想定しているのかといったことが知りたいのですが。

事務局
年に2回程度を想定しております。
それでは最後に閉会のあいさつを村長から申しあげます。

村長
本来はもっと早くに開催すべきでございました。本日はお忙しいところお集まりいただき、慎重審議賜り、ありがとうございました。今後につきましても、忌憚ないご意見の中で、個人情報の取扱がスムースに、また、条例に違反することがないように、今度ともよろしくお願い申し上げます。

(閉会)

閉会

午後4時50分